1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite i siti dvm-apartments.com, coliving.dvm-apartments.com, pay.dvm-apartments.com e l’area ospiti /casa è:
DE VIVO MANAGEMENT SRL
legal.lbl_office: Via delle Querce 5, 20057 Assago
legal.lbl_vat: 13406000961
legal.lbl_email: info@devivomanagement.com
legal.lbl_pec: devivomanagement@pec.it
Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone l’obbligo. Per ogni richiesta sulla privacy scrivi a info@devivomanagement.com.
2. Quali dati raccogliamo
A seconda del servizio che usi, trattiamo:
- Richiesta di informazioni o di disponibilità (soggiorni brevi, affitti mensili, DVM for Business): nome, cognome, email, telefono, date e durata desiderate, preferenze (stanza o appartamento, servizi aggiuntivi, visita), testo libero e, se lo indichi, come ci hai conosciuto.
- Prenotazione di un soggiorno breve: dati della prenotazione (appartamento, date, ospiti, importi), dati dei pagamenti gestiti da Stripe (noi non vediamo mai il numero completo della carta) e, per gli obblighi di legge sugli alloggiati, i dati dei documenti d’identità raccolti in fase di self check-in.
- Affitto mensile (da 3 mesi): oltre ai dati della richiesta, i dati necessari al contratto di locazione registrato (documento d’identità, codice fiscale, eventuale permesso di soggiorno, occupazione o iscrizione universitaria a sostegno dell’esigenza transitoria), l’eventuale caparra confirmatoria pagata online, il contratto, le rate e il deposito cauzionale.
- Portale inquilino (link personale): contratto, scadenze e pagamenti, consegna chiavi, messaggi scambiati con il team (segnalazioni, proroghe, disdette). Il link contiene un codice riservato: non condividerlo.
- Chat e assistente: i messaggi che scrivi al team nella chat del sito e le domande poste all’assistente automatico «Hai una domanda?». L’assistente non ti chiede dati personali e la conversazione non viene salvata da noi; il testo delle domande è inviato al fornitore del modello linguistico per generare la risposta.
- Dati tecnici: indirizzo IP, browser, dispositivo, pagine visitate e log del server, raccolti automaticamente per sicurezza e funzionamento.
- Comunicazioni: email e messaggi WhatsApp che scegli di inviarci.
3. Per quali finalità e su quale base giuridica
Trattiamo i dati per:
- rispondere alle richieste e verificare la disponibilità (misure precontrattuali su tua richiesta, art. 6.1.b GDPR);
- gestire prenotazioni, contratti di locazione, caparre, rate, deposito e assistenza durante il soggiorno (esecuzione del contratto, art. 6.1.b);
- adempiere agli obblighi di legge: comunicazione degli alloggiati alla Questura, registrazione dei contratti, obblighi fiscali e contabili, imposta di soggiorno (art. 6.1.c);
- tutelare i nostri diritti, prevenire abusi e frodi e garantire la sicurezza dei sistemi, anche con filtri anti-spam sui moduli (legittimo interesse, art. 6.1.f);
- inviarti comunicazioni promozionali solo se hai dato il consenso, revocabile in ogni momento (art. 6.1.a);
- far funzionare il sito e ricordare la lingua scelta (cookie tecnici, legittimo interesse).
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per rispondere alla richiesta o concludere il contratto; senza di essi non possiamo procedere. Il consenso al marketing è sempre facoltativo. Il sito non è destinato a minori di 18 anni.
4. Nessuna decisione automatica, nessuna profilazione
Nessuna richiesta viene accettata o rifiutata da un sistema automatico: ogni disponibilità, condizione e contratto è verificata da una persona del team. Non facciamo profilazione e non usiamo strumenti di analytics o pixel pubblicitari sui nostri siti. Alcuni processi interni (classificazione delle email in arrivo, promemoria operativi al team) usano strumenti di intelligenza artificiale come supporto: l’esito è sempre supervisionato da una persona e non produce effetti giuridici automatici su di te.
5. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati dal personale autorizzato di De Vivo Management e da fornitori che agiscono come responsabili del trattamento o titolari autonomi, limitatamente a quanto serve al servizio:
- Hostinger — hosting dei siti e del gestionale (data center nell’Unione Europea);
- Smartness / CiaoBooking — software gestionale e channel manager per prenotazioni, calendari e self check-in; le fotografie degli appartamenti sono servite da Amazon Web Services (Parigi);
- Stripe — pagamenti online (carte): caparre, rate, servizi extra. Stripe tratta i dati della carta come titolare autonomo secondo la propria informativa;
- Anthropic — fornitore del modello linguistico dell’assistente «Hai una domanda?» e degli strumenti interni di supporto; riceve solo il testo necessario a generare la risposta;
- Mapbox ed Esri — mappe interattive (ricevono l’indirizzo IP quando la mappa viene caricata); Google Fonts, unpkg e jsDelivr — caratteri e librerie tecniche (ricevono l’IP alla richiesta del file);
- Telegram — canale interno con cui il team riceve l’avviso di una nuova richiesta o di un nuovo messaggio (nome, unità richiesta, email o riferimento della richiesta);
- WhatsApp (Meta) — solo se scegli tu di contattarci tramite il pulsante WhatsApp;
- portali partner come HousingAnywhere, Booking o Airbnb — ricevono i dati degli alloggi e delle disponibilità; i tuoi dati personali arrivano da loro a noi solo se prenoti tramite quei portali;
- proprietari degli immobili (per il contratto di locazione, limitatamente ai dati necessari), commercialisti e consulenti legali, istituti bancari, e le autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge (Questura, Agenzia delle Entrate, Comune per l’imposta di soggiorno).
Non vendiamo dati personali e non li cediamo a terzi per finalità di marketing altrui.
6. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori (Stripe, Anthropic, Telegram, Meta, Google) possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri Paesi extra-SEE. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (EU-US Data Privacy Framework, ove il fornitore vi aderisce) o delle clausole contrattuali standard, con le misure supplementari previste. Puoi chiederci copia delle garanzie applicate.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità indicate, poi li cancelliamo o li rendiamo anonimi:
- richieste di informazioni o disponibilità senza seguito: 12 mesi dall’ultimo contatto;
- prenotazioni, contratti di locazione, caparre, rate e documenti contabili: per la durata del rapporto e per i 10 anni successivi previsti dagli obblighi fiscali e civilistici;
- dati degli alloggiati comunicati alla Questura: secondo i termini di legge;
- messaggi del portale inquilino e delle chat: per la durata del contratto e i 12 mesi successivi, salvo contestazioni in corso;
- log tecnici e di sicurezza: fino a 12 mesi;
- consenso marketing: fino alla revoca.
9. Come proteggiamo i dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), accessi al gestionale protetti da credenziali e permessi per ruolo, moduli firmati contro le manomissioni, link personali con codici riservati che non vengono mai salvati in chiaro, separazione tra i siti pubblici e il database del gestionale, backup e registri di accesso. I dati delle carte non transitano mai sui nostri server.
10. I tuoi diritti
In ogni momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:
- accesso ai dati e copia;
- rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione, quando non sussistono obblighi di conservazione;
- limitazione del trattamento;
- opposizione, in particolare al marketing;
- portabilità dei dati che ci hai fornito;
- revoca del consenso, senza pregiudicare i trattamenti precedenti;
- reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o ricorso all’autorità giudiziaria.
Per esercitarli scrivi a info@devivomanagement.com oppure via PEC a devivomanagement@pec.it. Rispondiamo entro 30 giorni; potremmo chiederti di confermare la tua identità.
11. Aggiornamenti
Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano i servizi o le norme. La versione in vigore è sempre quella pubblicata in questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento in alto. Il testo italiano è quello che fa fede; le traduzioni sono di cortesia.